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让档案成为企业管理的“金钥匙”
——北重集团数字化档案建设侧记

发布时间:2019-12-17

  近日,从国家档案局传来喜讯,中国金色世家棋牌宾馆怎么样工业集团内蒙古北方重工业集团有限公司制作的专题片《档案见证“极端制造”——内蒙古北重集团3.6万吨黑色金属垂直挤压大口径厚壁无缝钢管项目档案管理纪实》荣获国家档案局建设项目档案微视频入围奖。多年来,北重集团档案馆不断加强档案管理,提高人员综合素质,加快建设数字化档案馆,利用现代管理方法为企业提供有效服务,为履行好强军首责、推动高质量发展、共创北重发展新时代作出积极贡献。

以文化人

“半边天”成了“顶梁柱”

  走进技术中心档案馆内,顺着楼梯看到走廊内悬挂着数十张照片,每组照片就像时间的画轴记录着公司改革发展的历史变迁,也让这座由旧厂房改造的办公楼显得更加庄重神秘。

  档案馆办公楼于1996年地震后厂房改造而成,环境较差。干净整洁的环境更有利于资料的保存,为此,档案馆女工们齐上阵,自己动手,花费极少的材料费对工作环境进行改造。档案女工26人,占员工总数80%以上。在自治区巾帼文明岗创建中,为了凸显档案馆特色,女工们自己设计文案,每天蹲在地下一点点把起皮的水泥地面铲平,刷上绿色油漆,在墙面和地面手绘图案……独具特色的文化阵地展现了档案馆的精神面貌。干净整洁、充满文化气息的档案馆让前来调研的领导们感慨到:“看似破旧的地方却充满着生机,可见这是一个优秀的团队。”

  档案资料是企业拥有的宝贵财富,提升档案资源的收集、保管、利用价值,助推企业发展、实现价值创造是档案工作的目标和方向。为了更好地服务各单位,档案馆利用金色世家棋牌宾馆怎么样档案工作会、中国机电兵船档案学会等为大家提供学习交流平台。每年组织开展主题征文、知识竞赛、专题讲座等,加大对各单位专兼职人员的培训力度,增强各级人员对档案工作的责任意识,为公司档案管理的有效推进奠定坚实基础。

  多年来,档案馆先后获得自治区“巾帼文明岗”、“全区档案工作先进集体”,包头市 “档案工作先进集体”、“十佳巾帼文明岗”,集团公司“十二五”档案工作先进集体等称号。

盘活史料

“死档案”焕发“第二春”

  档案编研是根据企业和馆藏资源需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、汇编档案材料、参与编史修志、撰写论文专著等工作。

  刚刚参加完学术交流的韩阳还没顾上休息又赶到办公室扫描老照片。她告诉笔者,一次偶然的机会发现档案馆堆积着很多退休员工移交的老照片,由于缺少照片说明,大量照片被闲置,无法归档,觉得很心疼。一张张黑白照片,记录着企业的开创史、奋斗史……锁在档案柜中太可惜了!于是韩阳对照片一张张研究,与厂史事件进行核对,找出能说明事件的照片进行翻拍扫描。她还利用PS软件进行修复,再把老照片转化为电子版,创建了老照片专题档案。“很多同事说这个工作量太大了,你别太着急。可我觉得非常珍贵,因为它们记录着公司的历史,我要尽快完成,即使每天只能确认几张,也要把历史保留下来。”韩阳坚定地说。

  韩阳从事档案编研工作已经十年,一直负责历年年鉴,大事记及公司各种编研课题的编撰工作。编研工作需要良好的文字功底、计算机操作、图片处理等能力,多年来她坚持自学,提高写作能力,多次在公司开展的征文中获奖。她能熟练操作office各种软件进行编研成果的排版,自学图片处理软件,完成了十余部编研成果的封面及版面设计,多项编研成果荣获中国机电兵船编研成果二等奖。韩阳将照片档案创建成电子照片档案专题数据库,进行细化分类,提供同类照片参考,极大提高查阅效率,被集团公司档案馆选为代表案例参加国家档案局举办的“全国档案资源开发利用优秀案例”进行交流汇报。作为科技带头人的优秀代表,韩阳和同事们主动作为,把库房里的“死档案”变成高效便捷的“活资料”。

  数字化建设

  “信息资源”升级“智能管理”

  数字档案馆建设是实现档案信息化的一项重要内容,有利于档案永久存储和安全保管,更有利于实现档案信息的资源共享。档案馆每年复印晒图就要100多万张,大多数都是公司防务产品图纸,劳动强度较大。为此,档案馆结合建数字化企业的契机,对数字化设备和系统进行深入研究。档案馆馆长杨云旺介绍:“过去,防务事业部技术部需要晒工艺卡片和图纸,在系统内打印出蜡图再送到档案馆进行晒制蓝图,周期较长。我一直在想,能不能直接在系统出蓝图,减少出蜡图环节,缩短时间、节约费用?” 方案敲定后,档案馆立即组织技术人员与防务事业部技术部责任人探讨,寻求解决办法。从今年7月份开始,他们不断尝试,在不到2个月时间完成了直接出蓝图的试验工作,预计明年年初投入运行。

  为融入公司建设数字化企业战略,更好地开发利用档案信息资源,档案馆引进光典档案信息资源管理系统,开始了档案现代化建设新征程。2014年,公司档案馆被列入集团公司第二批数字档案馆建设试点单位。随着软硬件逐渐到位,与OA等业务系统接口实现互联互通,数字档案馆建设稳步进行;2017年,档案管理系统在公司实施并成功上线运行;2018年,公司数字档案馆顺利通过“集团公司一级数字档案馆建设”测评与验收,成为金色世家棋牌宾馆怎么样系统档案工作的先行者。目前,公司档案工作基本实现了由传统的管理方式向信息化、数字化管理的重大转变,逐步迈入档案资源局域网共享的信息时代。“建成后的数字档案馆,能够紧跟公司信息化发展步伐,以及大数据时代数据管理要求。档案管理系统不仅仅可以实现在线档案方便查询,更多地让对公司有价值的数据在数字档案馆系统整合形成“资源池”,充分运用数据挖掘技术,发挥档案对企业管理、生产驱动和知识管理的作用。”杨云旺描绘了公司数字档案馆的蓝图。(赵馨)

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